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Normas de Envío

NORMAS DE ENVÍO DE COMUNICACIONES

El Comité Organizador de la XXI Reunión Nacional de Cirugía y el Comité Científico de la Asociación Española de Cirujanos, invitan a todos los cirujanos, antes de preparar su envío a leer atentamente las NORMAS acordadas para el envío de comunicaciones y, en caso de aceptación, su posterior presentación durante la Reunión, en Málaga, los días 18 al 20 de Octubre de 2017.

Tipos de Presentación

COMUNICACIONES ORALES

Existirán  dos modalidades de PRESENTACIÓN de las comunicaciones orales aceptadas por el Comité científico:
  • Sesiones convencionales específicas según temas.
  • Sesión ‘Lo mejor del Congreso: Se seleccionarán los mejores trabajos por el Comité Científico de la AEC a partir de los que hayan sido mejor puntuados por los evaluadores propuestos por cada una de las secciones.
    Dichas comunicaciones seleccionadas se presentarán en una Sesión Especial en el Congreso. Para ello, el primer autor deberá marcar en el formulario de envío de la comunicación si se COMPROMETE a:
    o    presentarla en dicha Sesión especial caso de ser seleccionada
    o    enviar el texto completo y un fichero Power-Point, un mes antes del inicio del Congreso, con objeto de que un experto elegido por el Comité Científico y el Comité organizador la comente. Además, caso de ser seleccionada para dicha Sesión, se solicitará encarecidamente a los autores un manuscrito para su posible publicación en la revista Cirugía Española. Su redacción se adaptará a las normas de publicación de la revista y será valorado de forma preferente por los revisores que designe su Comité Editorial.
La comunicación, caso de ser aceptada, lo será en principio para presentación oral pero, podrá ser pasada a póster si así lo considera el Comité Científico.

COMUNICACIONES PÓSTERS

Todos los Pósters que resulten aceptados podrán ser visualizados libremente durante la Reunión en pantallas digitales sin sesión de discusión.

Autores de posters digitales: para que sea publicado el poster, al menos uno de los autores del trabajo debe estar inscrito (con pago) antes del 15 de septiembre.

El Comité Científico seleccionará los 45 pósters mejor puntuados en la evaluación para ser expuestos, además, en formato papel (15 por sesión, con cambio diario); estos 15 se defenderán cada día en una sesión específica con un moderador, y optarán, además, a un premio.

El primer autor de póster deberá marcar en el formulario de envío de la comunicación que se COMPROMETE a:
  • Llevar a la Reunión el poster impreso en formato papel y 2 diapositivas como resumen del Póster para su presentación en caso de ser seleccionado. (Ver apartado de PREPARACION Y ENVIO DE COMUNICACIONES).

COMUNICACIONES VIDEO

Sólo se aceptarán para su evaluación los videos que reúnan las características especificadas en formato y duración y se carguen/suban a través de la plataforma virtual antes de la fecha de cierre de envío de comunicaciones (ver apartado de PREPARACION Y ENVIO DE COMUNICACIONES).

Una vez aceptados, los videos que se presenten en el Congreso serán inexcusablemente los mismos que previamente se remitieron para su evaluación.

Los mejores videos se incluirán asimismo en una Sesión Especial. Para ello, y al igual que con las Comunicaciones Orales y Póster, el primer autor deberá dejar constancia de que:
  • SE COMPROMETE apresentarlo en dicha sesión en la que un experto lo comentará.
  • CEDE el copyright a la AEC para ser colgada en la Plataforma Digital – Video Atlas

Preparación y Envío de Comunicaciones

  • Preparación del Abstract
    1.  En la estructura del trabajo deben incluirse los siguientes apartados: objetivos, material y métodos, resultados y conclusiones
    2. Se admiten tablas. Si desea añadir una imagen o gráfico, puede incluir una única imagen o gráfica la cual figurará al final de la comunicación.
    3. Sólo se admitirá texto insertado en el formulario.
    4. Extensión máxima: 500 palabras.
    5. Existen campos para añadir el TÍTULO, NOMBRE DE AUTORES, CENTRO DE TRABAJO, etc. Por favor NO incluya estos datos dentro del espacio dedicado al texto del trabajo, ya que, de hacerlo, no se aceptará esa comunicación puesto que debe ser anónima para su evaluación.
      Número máximo de co-autores : 7 (8 autores en total)
    6. Un autor puede participar en varias comunicaciones, pero no podrá presentar en sede más de 3 trabajos 
  • Envío online de la comunicación
    El envío de comunicaciones estará abierto hasta el 1 de Mayo de 2017, a las 23.59 (hora peninsular española). Las comunicaciones enviadas después de esta fecha, no podrán ser admitidas.
    1. Haga clic en el enlace “Nueva Comunicación”
    2. Escriba el título en MAYÚSCULAS sin poner un punto al final y haga clic.
    3. Elija el TEMA  y TIPO   de presentación de su comunicación de entre las opciones posibles (son excluyentes, sólo podrá elegir uno). Los tipos  posibles son: Comunicación Oral, Comunicación Póster y Comunicación Video.
    4. Al seleccionar el TIPO de presentación aparecerán  unas preguntassi su respuesta a las  mismas es POSITIVA, haga click en la casilla correspondiente. Si es NEGATIVA   déjela en blanco
      • Si selecciona el tipo ORAL 
        • “Si mi comunicación Oral es seleccionada para una Sesión especial como una de las mejores comunicaciones orales, ME COMPROMETO a enviar el texto completo y un fichero Power-Point, antes del 21 de septiembre de 2017”
        • “Si mi comunicación Oral es seleccionada para una Sesión especial como una de las mejores comunicaciones orales, ACEPTO que sea incluida como complemento a un Panel o Mesa del Reunión”
      • Si selecciona el tipo POSTER.
        • “Me comprometo a llevar mi poster impreso al Reunión y presentarlo mediante dos diapositivas, en caso de ser seleccionado entre los 45 mejores”.
      • Si selecciona el tipo VIDEO
        • “Me comprometo a presentarlo en una Sesión Especial de las mejores comunicaciones vídeos en  caso de ser seleccionado y cedo el copyright a la AEC para ser colgado en la Plataforma Digital”.
    5. Si va a hacer un "copia-pega" desde un archivo Word, utilice los iconos previstos al efecto en la barra de herramientas del campo "resumen".
    6. Rellene los datos personales del primer autor. Los campos con asterisco son obligatorios. La dirección de correo electrónico que indique al rellenar sus datos será utilizada para enviarle cualquier comunicación o confirmación del trabajoEs importante asegurarse de que la dirección es correcta y usar siempre la misma.
    7. Haga clic en “Añadir nuevo autor” para agregar co-autores. Máximo de co-autores: 7Entre los firmantes de la comunicación deberá haber al menos un miembro de la plantilla del Servicio o Unidad que la remite.
    8. La última pantalla muestra un resumen del proceso. Haga clic en “Validar” para enviar su comunicación.
    9. Cuando complete correctamente todos los pasos aparecerá una pantalla indicándole el número asignado a su comunicación. Por favor guarde este número para futuras referencias. Asimismo recibirá un correo electrónico de confirmación en la dirección del primer autor.
    10. Para las comunicaciones tipo VIDEO , una vez reciba el acuse de recibo de su resumen con el número asignado, suba el video a la plataforma habilitada para el Reunión en (http://www.doblem.es/appvideoaec/), antes del 1 de mayo , a las  23:59, nombrando el archivo con el nº del abstract. No se admitirán  DVD físicos en la SecretaríaNo se aceptarán videos después del cierre de envío de abstracts
      Para cualquier duda o incidencia en la carga del video, puede contactar con   al  955 776 967 ( de lunes a jueves de 08.00 a 14.00 y de 15.00 a 18.00  y viernes de  08.00 a 15.00)  o por email  a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
      • Tenga en cuenta que el archivo que suba a la plataforma para evaluación, será el definitivo que se proyectará durante la Reunión si el vídeo es aceptadoNO se podrán modificar ni ajustar los videos a posteriori y los técnicos audiovisuales no aceptarán nuevos archivos durante la Reunión.
      • Compruebe que los archivos de video que va a enviar tienen el formato MP4 o M4V y no superan 10 minutos de duración. El sistema no admite otros  formatos y no se aceptarán las películas que no cumplan con el tiempo especificado.
      • Prevea el tiempo necesario para la carga del vídeo: La velocidad de subida dependerá de su conexión por lo que este proceso puede durar bastante tiempo. Un video de 1Gb con una conexión de 1 Mb de subida puede tardar unas 5 horas en subir.
      • Si no recibe el número de confirmación es posible que no se haya enviado correctamente su comunicación, por favor contacte con la secretaría técnica.
  • Cambios y correcciones
    Si antes del 1 de mayo de 2017 detecta algún error en la comunicación enviada, podrá corregirlo directamente desde Internet, haciendo clic en el enlace “Formulario Envío de Comunicaciones” e introduciendo su correo electrónico y la contraseña que ha recibido en el correo de acuse de recepción de su comunicación.

Evaluación y Presentación de Comunicaciones

  • Evaluación y resultados
    • Los evaluadores rechazarán sin corregir  las comunicaciones que no sean ciegas: En el Titulo y/o en el Resumen de la comunicación no pueden aparecer  el nombre del hospital o nombre autor/autores.  
    • El Comité Científico notificará la aceptación o rechazo de las comunicaciones a partir del 27 de junio de 2017. Asimismo, dicho Comité podrá elegir el modo de presentación entre comunicación oral y póster en el caso de que se haya seleccionado la casilla que incluye ambas opciones. 
      Con dicha notificación recibirá las instrucciones para la presentación de la comunicación. 
  • Presentación de Comunicaciones
    Para poder presentar una comunicación, el autor presentador ha de estar inscrito en el Congreso.
    El autor indicado como presentador defenderá la comunicación. Su sustitución por alguno de los coautores deberá ser comunicada con al menos 15 días de antelación, salvo caso de fuerza mayor debidamente acreditado.
    Un autor puede participar en varias comunicaciones, pero no podrá presentar en sede más de 3 trabajos

    Cada co-autor de una comunicación debe haber hecho contribuciones sustanciales al diseño, recogida de datos, su análisis o interpretación, o bien haber redactado el texto, preparado la presentación o haberla revisado, todo ello en modo suficiente para aceptar la responsabilidad de su presentación.

    Asimismo, le hacemos notar que dada la co-responsabilidad de todos los autores,   tanto el primer autor como cualquiera de los co-autores firmantes, asumen la obligatoriedad de presentar la Comunicación que haya sido aceptada. De no ser así, y de acuerdo con la normativa de la AEC, podrán ser penalizados con la imposibilidad de presentar una nueva Comunicación en los Cursos o Reuniones de la AEC o de sus secciones o la de publicar en la Revista “Cirugía Española” durante los próximos dos años. 
    • Comunicaciones orales: las presentaciones deberán aportarse en soporte electrónico (Pen-drive), para lo cual las salas dispondrán del material necesario. El tiempo máximo de exposición será de 7 minutos, con 3 minutos para la discusión.
    • Pósters: Todos serán presentados en formato digital, y los 45 mejores pósters en formato digital y papel El proceso de edición (y  discusión para los mejores pósters) se comunicarán a la confirmación de aceptación de los trabajos.
    • Vídeos: ESTARAN DIRECTAMENTE CARGADOS en sala los archivos aceptados que fueron  recibidos para la evaluación. No podrán traer otro archivo o formatoEl tiempo máximo de exposición será de 10 minutos, con 2 minutos para la discusión.
    • Tanto para las Comunicaciones orales como para los Videos se dispondrá de medios electrónicos que informarán y limitarán el tiempo de exposición en aras de mantener los horarios previstos.
  • La decisión de los miembros del jurado se notificará durante la Reunión, una vez realizada la presentación de cada comunicación.
  • La entrega de los premios se efectuará durante la cena oficial de la Reunión. En el acto de entrega estarán presentes un representante de la AEC, así como un representante de cada patrocinador.
  • Los ganadores serán acreditados con los correspondientes diplomas que se entregarán en el mencionado acto. La participación de las casas comerciales  tendrá únicamente carácter representativo y no implicará decisión alguna sobre los premios.
  • Todos los datos recibidos serán recogidos con la finalidad de participar en esta convocatoria de premios conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y demás normativa que la desarrolla y en particular el RD 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. La titularidad de los mencionados datos corresponde a la AEC

    En caso de duda, por favor contacte con la Secretaría Científica del Reunión de lunes a viernes de 09:00 a 18:00hrs. ininterrumpidamente.
    Tel.: 91 383 60 00  E-mail: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.